Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Evolving Matters

 

1. Algemeen  

1.1.  Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle werkzaamheden, aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen EVOLVING MATTERS tevens handelend onder de label Pragmater. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de Opdrachtgever, hoe dan ook genaamd, wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.  

1.2.  Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend indien en voor zover zij tussen Partijen schriftelijk zijn overeengekomen.  

 

2. Gedragsregels  

2.1. Alle opdrachten worden door EVOLVING MATTERS naar behoren uitgevoerd zoals een goed opleiding- en adviesbureau betaamt.  

2.2 Evolving Matters zal alleen de samenwerking aangaan met organisaties of personen die een morele of maatschappelijke inclusieve houding aannemen, of de samenwerking verbreken wanneer wordt geconstateerd dat (groepen van) mensen worden uitgesloten omwille van hun geloof, ras, sexuele geaardheid, politieke voorkeur of anderzijds,

2.2. EVOLVING MATTERS zal ten aanzien van het gebruik van de hem in de opdracht verstrekte of ter kennis verkregen informatie die zorgvuldigheid betrachten die redelijkerwijs kan worden gevraagd. In het algemeen geldt dat informatie met een vertrouwelijk karakter of waarvan het vertrouwelijke karakter dient te worden begrepen alleen gebruikt zal worden binnen het kader van de opdracht.  

2.3. EVOLVING MATTERS behoudt - tot drie jaar na beëindiging van de opdracht - documentatie van de door EVOLVING MATTERS uitgevoerde opdrachten, mede met het oog op eventuele verantwoording achteraf. EVOLVING MATTERS waakt ervoor dat archiefstukken niet voor andere doeleinden worden gebruikt.  

  

3. Opdrachtaanvaarding  

  1. EVOLVING MATTERS aanvaardt slechts die opdrachten, waarvoor het de kwalificaties bezit. De voor een opdracht in te zetten medewerkers en onderaannemers van EVOLVING MATTERS dienen door kennis, ervaring en persoonlijke eigenschappen op doelmatige wijze aan die opdrachten te werken. 
  2. Een overeenkomst tussen de opdrachtgever en EVOLVING MATTERS komt tot stand door of:  
  • het insturen van een daartoe bestemd aanmeldingsformulier (per post, email of website);  
  • het retourneren van een door EVOLVING MATTERS en de opdrachtgever ondertekende EVOLVING MATTERS-opdrachtbevestiging door de opdrachtgever;  
  • het verlenen van een mondelinge dan wel schriftelijke opdrachtbevestiging die door EVOLVING MATTERS éénzijdig schriftelijk wordt bevestigd. Onder schriftelijk wordt mede verstaan bevestigingen via e-mail of ingestuurde formulieren via de website;  
  • het retourneren van een door opdrachtgever voor akkoord ondertekende door EVOLVING MATTERS uitgebrachte offerte;  
  • het maken van afspraken voor gesprekken met of het vragen van mondelinge of schriftelijke adviezen van Evolving Matters wat door EVOLVING MATTERS wordt beschouwd als een stilzwijgende bevestiging van de uitgebrachte offerte.  
    1. Zowel de opdrachtgever als EVOLVING MATTERS kunnen in overleg verzoeken om het inzetten van andere medewerkers of onderaannemers dan degenen die in eerste instantie belast zijn met de uitvoering van de opdracht. Dit mag uiteraard niet ten koste gaan van de kwaliteit en continuïteit.
    2. EVOLVING MATTERS zal een opdracht weigeren of staken indien EVOLVING MATTERS door de opdrachtuitvoering in conflict zou komen met de gedragsregels (zie artikel 2).
    3. Door EVOLVING MATTERS aangeboden open trainingen, seminars, congressen en dergelijke vinden alleen doorgang bij voldoende aanmeldingen. Indien er meer aanmeldingen zijn dan er deelnemers geplaatst kunnen worden, volgt plaatsing in de volgorde van aanmelding.
    4. Bij de aanvaarding van opdrachten waarbij sprake is van een derde geldstroom, houdt EVOLVING MATTERS zich strikt aan de richtlijnen die door deze instanties aanvullend worden opgelegd.
    5. Alle aanbiedingen en offertes van Evolving Matters zijn niet bindend totdat tussen Partijen terzake van die offerte een overeenkomst is gesloten.
    6. Door EVOLVING MATTERS uitgebrachte offertes hebben een geldigheidsduur van 3 maanden.  

  

4. Overeenkomst en uitvoeringscondities  

4.1. De overeenkomst komt tot stand doordat enerzijds EVOLVING MATTERS op voldoende gedetailleerde wijze de informatie verzamelt die nodig is voor de opdrachtformulering. Anderzijds verstrekt de opdrachtgever naar beste weten alle essentiële informatie voor de opzet en uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever en EVOLVING MATTERS vormen zich zodoende een beeld van het vraagstuk, van de omvang van de interventie en de mogelijke resultaten daarvan. Mocht dit uitmonden in een vooronderzoek, dan worden de condities van dit vooronderzoek vooraf met de opdrachtgever afgesproken.  

4.2. In de overeenkomst over de uitvoeringscondities worden afspraken gemaakt over: · de wijze van werken;  

  • de keuze van de door EVOLVING MATTERS en de opdrachtgever in te zetten deskundigen en eventueel de aanwijzing van een projectleider;  
  • het eventueel betrekken of inschakelen van derden bij de opdrachtuitvoering (gebeurt uitsluitend in onderling overleg);  
  • een indicatie van de tijdsduur van de opdracht en de eventuele fasering. Een overeengekomen termijn dan wel einddatum van de werkzaamheden is  niet bedoeld als een fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen; · de kostenraming;   
  • de gewenste, c.q. noodzakelijke nazorg;
  • taakafbakening met betrekking tot de organisatie en logistiek rondom de interventie door EVOLVING MATTERS.  

De hiervoor genoemde opsomming is niet limitatief. Zaken die niet genoemd zijn, maar wel in de lijn liggen van dit onderwerp, worden vanzelfsprekend door de opdrachtgever en EVOLVING MATTERS in overleg geregeld.

4.3. Met betrekking tot overeenkomsten tot onderzoeksopdrachten geldt in afwijking van 4.2. het volgende:   

  1. Offertes voor onderzoek van Evolving Matters zijn onlosmakelijk verbonden met de in het projectvoorstel (van Evolving Matters) omschreven opzet van de werkzaamheden. Wijzigingen in de opzet, onder andere ten aanzien van omvang, fasering van het project, de methode, analyse en rapportering, die in overleg met de Opdrachtgever worden aangebracht, kunnen leiden tot aanpassing van de verschuldigde kosten.  
  1. Indien tussentijdse wijziging in de uitvoering van het onderzoek ontstaat door feiten of omstandigheden die in de risicosfeer van de Opdrachtgever vallen, is Evolving Matters gerechtigd aanpassingen aan te brengen in de omschreven opzet voor het onderzoek indien dit voor de kwaliteit van de dienstverlening nodig is. Evolving Matters is gerechtigd de daaraan verbonden (meer)kosten aan de Opdrachtgever door te berekenen.  
  1. Evolving Matters kan van tevoren slechts bij indicatie aangeven hoe lang de doorlooptijd voor het uitvoeren van een project zal zijn. Een overeengekomen termijn dan wel einddatum van de werkzaamheden en de rapportering is daarom niet bedoeld als een fatale termijn, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.  
  1. Een overeenkomst voor onderzoek wordt altijd aangegaan voor een minimum termijn en/of voor een minimum aantal (herhalings)metingen. Tenzij anders overeengekomen is een dergelijke overeenkomst niet tussentijds opzegbaar. Indien meerdere (herhalings)metingen zijn overeengekomen terwijl geen bepaalde termijn is afgesproken waarbinnen die zouden plaatsvinden, geldt een maximum termijn van 24 maanden waarbinnen in elk geval een (herhalings)meting dient te zijn opgestart.  
  1. Indien binnen de maximale termijn van het onderzoek de (herhalings)meting niet is opgestart door Evolving Matters, ondanks dat de Opdrachtgever daartoe door Evolving Matters in de gelegenheid is gesteld, zal Evolving Matters het tarief voor de (herhalings)meting factureren aan de Opdrachtgever.

 

De prijs van een niet verrichte herhalingsmeting is, tenzij anders is overeengekomen, gelijk aan de prijs van de laatste in rekening gebrachte (herhalings)meting.  

 

  1. Indien nog (herhaling)metingen openstaan geldt de factuurdatum voor de laatstgezonden (herhalings)meting tevens als start van een nieuwe termijn als bedoeld in 4.3.3 

4.4 EVOLVING MATTERS behoudt zich het recht voor zich uit een opdracht terug te trekken, indien, op grond van omstandigheden die zich aan zijn invloed onttrekken  (overmacht), een goede opdrachtuitvoering wordt belemmerd. In dergelijke omstandigheden is EVOLVING MATTERS niet schadeplichtig.   

4.5 EVOLVING MATTERS zal de opdrachtgever op de hoogte houden van de voortgang van het werk. Daarbij verschaft EVOLVING MATTERS desgevraagd inzicht in de methoden die worden toegepast en de informatie waarop de interventie steunt.  

  

5. Intellectueel eigendom  

5.1.  Modules, modellen, technieken en/of instrumenten, waaronder ook software, die zijn gebruikt voor de realisatie van de opdracht, zijn en blijven eigendom van EVOLVING MATTERS. Openbaarmaking kan daarom alleen gebeuren na verkregen toestemming van de directie van EVOLVING MATTERS.   

5.2. De opdrachtgever heeft het recht stukken te vermenigvuldigen voor gebruik in zijn eigen organisatie, voor zover passend binnen het doel van de opdracht. In geval van tussentijdse beëindiging van de opdracht, is het voorgaande onverminderd van toepassing.   

5.3. Het auteursrecht op de door Evolving Matters uitgegeven brochures, projectmateriaal en trainings- en opleidingsmateriaal berust bij EVOLVING MATTERS, tenzij een andere auteursrechthebbende op het werk zelf is aangegeven.  

5.4 Het auteursrecht op rapporten, adviezen, voorstellen en andere bescheiden die voortkomen uit de werkzaamheden van EVOLVING MATTERS, berust uitsluitend bij EVOLVING MATTERS tenzij schriftelijk anders overeengekomen. EVOLVING MATTERS houdt tevens het recht de door uitvoering van werkzaamheden toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover geen vertrouwelijke informatie ter kennis van derden wordt gebracht.  

  

6. Honorering en betalingsregeling  

6.1. EVOLVING MATTERS zal een honorarium in rekening brengen dat in overeenstemming is met de verrichte diensten en de aanvaarde verantwoordelijkheden. Het honorarium wordt bepaald op grond van de aan de opdracht bestede hoeveelheid arbeid en kosten. Voorafgaand aan de start van een opdracht worden de in rekening te brengen kosten schriftelijk aan de opdrachtgever ter goedkeuring gemeld.  

6.2. Betaling dient binnen veertien dagen na factuurdatum plaats te vinden. Na overschrijding van deze termijn wordt de wettelijke rente in rekening gebracht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.   

6.3. Bij niet nakoming van de betalingsverplichtingen conform dit artikel is EVOLVING MATTERS gerechtigd onmiddellijk zijn werkzaamheden voor de betreffende opdracht(en)  te beëindigen.   

6.4. Over trainingen en congressen met een sterk karakter van kennisoverdracht wordt geen BTW berekend in het kader van de onderwijsvrijstelling voor BTW; uitgezonderd hierop zijn de zogenaamde Pensioen in Zicht trainingen. Over de verblijfkosten bij trainingen wordt wel BTW berekend. Advies-, coachings-  en onderzoekopdrachten zijn BTW-belast.  

6.5. EVOLVING MATTERS sluit verrekening uit.  

  

7. Annuleringsregelingen  

7.1.  Mocht de opdrachtgever tot voortijdige beëindiging van een opdracht willen overgaan, dan dient dit altijd schriftelijk ter attentie van de afdeling Planning  van     EVOLVING MATTERS gemeld te worden. In het schrijven dient aangegeven te worden welke de reden(en) is (zijn) voor voortijdige beëindiging. Als annuleringsdatum geldt de datum van het poststempel of e-maildatum.  

7.2. Bij voortijdige beëindiging/annulering van een opdracht zijn de onderstaande regels van toepassing voor de verschillende werkvelden van EVOLVING MATTERS:  

Bij annulering door de opdrachtgever worden door EVOLVING MATTERS in rekening gebracht:  

  • Alle ontwikkelings- en voorbereidingskosten die tot op het moment van annulering gemaakt zijn.
  • Alle kosten voor de uitvoering van de opdracht:   
  • 100% van de kosten bij annulering tussen 0 tot 2 weken voor aanvang van de training;  
  • 75% van de kosten bij annulering tussen 2 tot 4 weken voor aanvang van de training; wanneer de training echter onmiddellijk opnieuw geboekt wordt: 50% van de kosten; Bij advies- en onderzoektrajecten vervalt deze omboek regeling  
  • 50% van de kosten bij annulering tussen 4 tot 6 weken voor aanvang van de training;  
  • 0% van de kosten bij annulering langer dan 6 weken voor aanvang van de training.  

c.    Alle kosten van een eventueel geboekte accommodatie welke in rekening zijn gebracht conform de voorwaarden van de accommodatieverschaffer.

7.3 Voor advies en begeleiding anders dan hierboven genoemd geldt dat bij voortijdige beëindiging door de opdrachtgever de kosten voor de reeds verrichte werkzaamheden in rekening zullen worden gebracht. EVOLVING MATTERS heeft daarbij recht op compensatie van aan te tonen bezettingsverlies.  

  

8. Aansprakelijkheid  

8.1. EVOLVING MATTERS spant zich in de gegeven opdrachten naar beste inzicht en vermogen. Daarmee staat EVOLVING MATTERS in voor een goede kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden. Het uiteindelijke resultaat kan evenzeer afhankelijk van factoren zijn die buiten de invloed van EVOLVING MATTERS vallen, als dat het een gevolg is van de activiteiten van EVOLVING MATTERS. EVOLVING MATTERS kan daarom géén garanties geven met betrekking tot de te verwachten resultaten van de door haar verrichte werkzaamheden.  

8.2. EVOLVING MATTERS aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid jegens de opdrachtgever voor enige schade behoudens in het geval zijn aansprakelijkheidsverzekering de schade dekt en voor zover de verzekeraar in voorkomend geval tot uitkering overgaat.  

8.3. Buiten de in onder 8.2 bedoelde gevallen is de aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat voor de schadeveroorzakende prestatie in rekening is gebracht, of, indien het een duurovereenkomst betreft, tot het factuurbedrag over een periode van 2 (twee) maanden.  

8.4. Voor zover sport- en daarmee te vergelijken activiteiten deel uit maken van de met EVOLVING MATTERS gesloten overeenkomst, dienen deelnemers aan dergelijke activiteiten zelf te beoordelen of zij fysiek en wat conditie betreft in staat zijn verantwoord deel te nemen aan dergelijke activiteiten. EVOLVING MATTERS sluit iedere aansprakelijkheid voor schade als gevolg van deelname aan dergelijke activiteiten, zowel jegens opdrachtgever als jegens de deelnemer, nadrukkelijk uit. Het bepaalde onder 8.2 en 8.3 van dit artikel is van overeenkomstige toepassing.  

8.5. Iedere aansprakelijkheid van EVOLVING MATTERS voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst en schade door bedrijfsstagnatie, wordt nadrukkelijk uitgesloten.  

  

9. Klachtenregelingen  

9.1. EVOLVING MATTERS hecht eraan tevreden opdrachtgevers te houden. Indien door de opdrachtgever bij de opdrachtuitvoering tekortkomingen worden geconstateerd, wordt de opdrachtgever verzocht de klacht, van argumenten voorzien, binnen een termijn van uiterlijk twee weken na beëindiging van de opdracht, schriftelijk bij de directie van EVOLVING MATTERS in te dienen.   

9.2. De directie van EVOLVING MATTERS draagt er zorg voor dat zo spoedig mogelijk na ontvangst van de klacht contact wordt gezocht met de opdrachtgever, om aldus te zorgen voor een adequate afhandeling.  

  

10. Geschillenregeling  

10.1.Geschillen tussen de opdrachtgever en EVOLVING MATTERS over de uitvoering van opdrachten die niet onder de bevoegdheid,   zullen worden voorgelegd aan de rechtbank, sectie kanton te Utrecht.  

10.2.EVOLVING MATTERS is tevens gerechtigd om bij geschillen een beroep te doen op mediation.  

  

13. Toepasselijk recht  

13.1.Op alle overeenkomsten met EVOLVING MATTERS is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.  

  

14. Persoonsregistratie  

14.1. Door het aangaan van een overeenkomst met EVOLVING MATTERS, wordt aan EVOLVING MATTERS toestemming verleend voor automatische bewerking van de uit de overeenkomst verkregen persoonsgegevens.  

14.2. Deze persoonsgegevens zal EVOLVING MATTERS uitsluitend gebruiken voor eigen activiteiten. Het beheer van de verkregen persoonsgegevens gebeurt op de wijze die de wet voorschrijft.